Réunion : les sept rôles et leurs tâches

Prendre des notes, veiller au bon fonctionnement de la technologie... Lors d’une réunion, chacun a une tâche à accomplir. Une tâche qui contribue au bon déroulement de la réunion. Vous vous demandez quel rôle est fait pour vous ? Découvrez ici les différents rôles, les tâches qui y sont associées et leur signification.

  1. Le président
    Le président ouvre la réunion et établit l’ordre du jour. Son rôle est de conduire les discussions, d’encourager les participants à oser participer et de veiller à ce que des solutions soient trouvées en cas de désaccord. Par ailleurs, le président surveille le temps et veille à la ponctualité de la réunion. 
  2. Le preneur de notes
    Comme son nom l’indique, le preneur de notes prend des notes pendant la réunion. Il consigne les principaux points discutés, les décisions prises et les points d’action qui en découlent. Il note également qui doit faire quoi. Ces notes sont essentielles aux fins du suivi des points d’action.
  3. Le participant
    La plupart des personnes présentes à une réunion le sont en tant que participants. Ils participent activement aux discussions, partagent leurs idées et contribuent de manière constructive. Ils écoutent leurs collègues sans les interrompre, respectent les points de vue différents et collaborent à l’atteinte des objectifs.
  4. Le gardien du temps
    Vous l’aurez deviné : il s’agit de la personne qui contrôle le temps et des points de l’ordre du jour. Le président peut assurer cette tâche ou la confier à un gardien du temps, qui veillera au respect de l’horaire. Le gardien du temps veille à ce que chaque point de l’ordre du jour soit discuté dans le délai imparti et à ce qu’il reste suffisamment de temps pour les sujets importants.
  5. Le soutien technologique
    Dispose-t-on des bons câbles ? Comment allumer le projecteur ? Pourquoi je n’arrive pas à partager mon écran ? Autant de questions (parmi bien d’autres) que le support technologique est amené à traiter pendant une réunion. C’est lui ou elle qui, pendant la réunion, assure la gestion et le soutien en matière technologique : équipements audiovisuels, appels vidéo, partage d’écran, etc. Il ou elle s’assure du bon fonctionnement des appareils techniques et résout les problèmes. Résultat : Une réunion techniquement irréprochable !

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  6. Le décideur 
    Prendre des décisions
    ? Telle est la responsabilité du décideur. Celui-ci participe aux discussions, mais se tient aussi parfois en retrait. Lorsque l’heure est à l’analyse. Il fournit également des informations pour la prise de décision. 

    Et si la réunion a lieu par voie numérique ? 
    Dans ce cas, tout prend une dimension plus... numérique. Le président devient un facilitateur numérique, qui veille au caractère harmonieux et productif de la réunion virtuelle. Il y a un preneur de notes numérique et un modérateur de chat. Ce dernier gère la fonction de chat pendant la réunion et veille à la prise en compte et au traitement des questions, des commentaires et des feed-backs des participants. Répondent également présents dans la salle numérique, un expert en technologie (qui intervient en cas de problème avec le programme de chat) et un gardien du temps. Sans oublier bien sûr : les participants

    Et vous, quel rôle jouez-vous dans les réunions (numériques) ?

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