Een face-to-face meeting? Dan zit je aan tafel met …
Misschien maak jij wel de notities of zorg jij ervoor dat de technologie werkt? Iedereen heeft een taak tijdens een vergadering. Een taak die ervoor zorgt dat het op wieltjes loopt. Benieuwd welke jou op het lijf is geschreven? Bekijk hier de verschillende types, hun taak en betekenis.
- De voorzitter
Deze persoon geeft de aftrap van de meeting en zorgt voor een agenda. Zijn of haar taak is om discussies te leiden, deelnemers aan te moedigen te durven participeren en ervoor te zorgen dat knopen worden doorgehakt. De voorzitter houdt ook de klok in de gaten en zorgt dat de vergadering op schema blijft.
- De notulist
Zoals de naam al doet vermoeden, neemt de notulist nota’s tijdens de vergadering. Hij of zij documenteert de belangrijkste punten die worden besproken, en schrijft ook de genomen belissingen op en de actiepunten die hierop volgen. Wie doet wat? Deze nota’s zijn cruciaal voor de opvolging van actiepunten. - De deelnemer
Het grootste deel van de aanwezigen tijdens een vergadering zijn deelnemers. Ze nemen actief deel aan discussies, delen ideeën en leveren constructieve input. Deelnemers luisteren naar andere collega’s, onderbreken niet, tonen respect voor verschillende standpunten en werken samen om doelen te bereiken. - De tijdwaarnemer
Zoals je al kon denken: dit is dé waakhond van tijd en agendapunten. De voorzitter kan deze taak ook op zich nemen of de tijdwaarnemer kan een voorzitter bijstaan en voorkomen dat er tijdsoverschrijdingen zijn. De tijdwaarnemer bewaakt dat elk agendapunt binnen de toegewezen tijdslimiet wordt besproken en dat er voldoende tijd overblijft voor belangrijke onderwerpen.
- De technologie-ondersteuner
Zijn de juiste kabels aanwezig? Hoe gaat die beamer aan? En waarom kan ik mijn scherm niet delen? Dit (en ongetwijfeld nog veel meer vragen) krijgt de technologie-ondersteuner op zijn of haar bord tijdens een meeting. Hij of zij zorgt voor het beheer en de ondersteuning van technologie tijdens de vergadering. Denk aan audiovisuele apparatuur, videobellen, schermen delen enzovoort. Hij of zij zorgt dat alles werkt en lost technische problemen op. Resultaat? Een technisch vlekkeloze meeting!
Pssst: in de vergaderzalen van Colruyt Group Academy is alles aanwezig om je vergadering technologisch perfect te laten verlopen. Benieuwd waar we allemaal zalen verhuren?
Neem hier een kijkje in ons verhuuraanbod. - De besluitvormer
Beslissingen nemen? Dat is de verantwoordelijkheid van de besluitvormer. Deze persoon neemt deel aan de discussies, maar houdt zich soms ook wat meer op de achtergrond. Dan is het tijd voor analyse. De besluitvormer geeft ook input voor het nemen van beslissingen.
En wat als je een digitale meeting hebt?
Dan wordt alles net dat tikkeltje digitaler. Een voorzitter wordt een digitale facilitator die zorgt voor een soepele en productieve virtuele ervaring. Er is ook een digitale notulist en een chat moderator. Deze persoon beheert de chatfunctie tijdens de vergadering en zorgt ervoor dat vragen, opmerkingen en feedback van deelnemers wordt opgemerkt en behandeld. In de digitale zaal is er ook een technologie expert (die ingrijpt als het plots misloopt met het chatprogramma) en een tijdwaarnemer. En uiteraard: deelnemers.
Welke rol neem jij op tijdens een (digitale) vergadering?
