Het verschil tussen een goede en een perfecte ‘Leadership Day’
“Gregory en Laurent begeleidden ons alsof ze het zelf zouden organiseren. Die geruststelling was goud waard.” Piet Rosseel, Staff Director bij HR-dienstverlener Securex, blikt tevreden terug op de laatste Leadership Day die plaatsvond op 19 maart in de Academy in Ukkel.
“In 29 jaar bij Securex heb ik al veel evenementen en bijeenkomsten georganiseerd, maar onze twee Leadership Days per jaar in goede banen leiden, blijft toch spannend. Niet alleen wil je dat inhoudelijk alles klopt, maar ook de logistiek moet vlekkeloos verlopen. Zeker als je alle leidinggevenden binnen HR-services van over heel België samenbrengt, van de kust tot Eupen.
Normaal organiseren we onze meetings op sobere, maar degelijke locaties. Toch wilde ik dit keer iets anders proberen, ergens waar onze managers niet alleen zouden vergaderen, maar ook echt zouden connecteren.
Toen een collega Colruyt Group Academy voorstelde, dacht ik, waarom niet? Eenvoudig via de website het aanvraagformulier ingevuld en kort daarna kreeg ik al reactie. Dat alleen al maakte een verschil.
Geruststelling vanaf het eerste contact
Voor 66 deelnemers moet je zeker zijn dat alles klopt: de plenaire zaal, break-out rooms, technologie … Dus ging ik op voorhand naar Ukkel om alles te bekijken. Gregory, mijn contactpersoon in de Academy verwelkomde me en leidde me rond. We hebben zelfs het geluid en video getest – iets wat op andere locaties af en toe misging. “Geen zorgen”, zei Gregory met de glimlach toen ik vroeg of de break-outs flexibel ingericht konden worden. “We passen op het moment de opstelling aan zoals je wil, en je kan zelfs de keuken en het buitenterras gebruiken als extra ruimtes.”
Als een gerustgesteld man bekeek ik de offerte nog eens. Meer dan schappelijk, toch. Prijs-kwaliteit is hier echt top. Op andere locaties betaal je makkelijk het dubbele voor minder.
Alsof ze het voor zichzelf organiseerden
Op die zonnige 19de maart kwam ik vroeg aan in Ukkel. Mijn handen vol met presentatiemateriaal, maar ik werd meteen geholpen. Dit keer door Gregory én Laurent. Terwijl ik voorbereidingen trof in de zalen, ontfermden zij zich over de eerste managers die binnensijpelden. Een – tweetalig – warm welkom, mét een lekker ontbijt en koffie erbij.
Niet iedereen raakte even vlot in het centraal gelegen Ukkel, maar die kleine frustraties verdwenen door zo’n persoonlijke ontvangst als sneeuw voor de zon. Sommige collega’s kwamen trouwens met de trein, want het station is vlakbij. Colruyt Group Academy heeft locaties over heel het land, dus volgende keer kiezen we misschien Heverlee voor een nationale meeting, wie weet.
Van stress naar technologisch succes
Als je ooit een grote bijeenkomst hebt georganiseerd, dan weet je dat de technologie je grootste vijand kan zijn. Gelukkig niet op onze Leadership Day. Alles werkte zoals het hoorde – van de projectors tot de microfoons. Er was een klein probleempje met het internet, maar nog voordat ik me kon ergeren, was het al opgelost. Dat is het mooie aan Colruyt Group Academy: er zijn mensen om je heen. Gregory en Laurent stonden klaar bij het minste probleem en konden mij helpen met het beschikbare materiaal.
Pauzes die energie geven
Tussen twee sessies in namen we een welverdiende pauze. Hoe de catering was? Lekker en gevarieerd. Bij Securex letten we op gezondheid, en tot mijn verrassing was vers fruit standaard. Het stond gewoon klaar, naast de koffie en drankjes. Handig: omdat we onszelf permanent konden bedienen, waren we niet gebonden aan vaste pauzetijden. Als lunch was er keuze uit verschillende formules. Wij gingen voor het assortiment luxebroodjes – met óók veggiebeleg – en soep. Zo konden we gezellig keuvelen onder elkaar of heerlijk in het zonnetje zitten op het terras.
Vergaderen voelt hier als thuiskomen
Wat me opviel – en dat hoorde ik ook van andere directeurs – was de sfeer. Colruyt Group Academy is geen kille conferentiezaal. Nee, het voelde bijna als thuiskomen. De inrichting, de kleuren, zelfs de decoratie aan de muren dragen bij aan een warm gevoel. Dat maakte het ook gemakkelijker om tijdens de break-outs met elkaar in gesprek te gaan. Mensen waren meer ontspannen, meer bereid om ideeën te delen en samen te werken.
Op het einde van de dag stond ik met een kop koffie op het terras, nog na te praten met enkele collega’s. Vandaag bij Colruyt Group Academy was alles af, besloten we. De locatie, de sfeer, de faciliteiten en vooral de mensen. Je voelt je als organisator gesteund en ontzorgd, waardoor je zelf ook echt kan focussen op de inhoud van de dag. En dat is uiteindelijk waar het om draait: een goede meeting zonder kopzorgen. Voor ons bij Securex was het een succes!”
Piet Rosseel, Staff Director HR Services, Securex
PS Afsluiten met een cocktail in de hand? Andere (kleinere) Securex-teams combineerden hun teamdagen bij Colruyt Group Academy met een ontspannende teambuilding. Van aperohapjes maken tot cocktails shaken. Alles staat klaar, je hoeft alleen maar te genieten en samen iets leuks te doen!
