7 conseils pour des réunions efficaces
Des réunions productives ? Rien de tel pour améliorer l’efficacité (et le bonheur) de l’entreprise et de ses collaborateurs. Une réunion bien organisée favorise les idées, la résolution de problèmes et le renforcement des liens entre membres de l’équipe. Mais comment assurer le succès d’une réunion ?
- Déterminez à l’avance l’ordre du jour de la réunion
Avant la réunion, prenez le temps de réfléchir aux points que vous souhaitez aborder. Délimitez les sujets. C’est le grand avantage d’un ordre du jour : il apporte une structure. Veillez à ce que tous les participants reçoivent l’ordre du jour à l’avance. Ceux-ci pourront ainsi se préparer et ajouter des idées ou des sujets pertinents. Un ordre du jour constitue également un moyen efficace pour maintenir la réunion sur la bonne voie. En outre, il évite que vous ne vous mettiez soudainement à parler d’autre chose. Dites adieu aux digressions !
- Pensez objectif et structure
Commencez chaque réunion par la définition claire d’un objectif. S’agit-il de discuter d’une action ? De décider d’un team building ou de peaufiner une présentation d’entreprise ? En définissant l’objectif au début, vous maintenez le cap des discussions et évitez les pertes de temps.
- Impliquez activement tous les participants (et limitez leur nombre)
Encouragez tous les participants à prendre part activement à la discussion. Veillez à ce qu’ils osent donner leur avis et à ce que leur contribution soit valorisée. Un conseil pratique ? Posez des questions ouvertes et créez une culture de communication respectueuse, en donnant à chacun la possibilité de partager son point de vue sans être interrompu. Cela favorise l’engagement et la créativité.
Conseil : qui doit réellement participer à la réunion ? Limitez le nombre de participants. N’invitez que les personnes dont la présence est nécessaire pour obtenir des résultats lors de cette réunion. Trop de participants, ce sont des opinions trop nombreuses, et une prise de décision ralentie. - Respectez le temps de parole de chaque participant
Le temps est précieux. Veillez donc à ce que les réunions commencent et se terminent à l’heure. Veillez également à ce que les discussions ne s’éloignent pas de l’ordre du jour et évitez autant que possible les digressions. Un sujet nécessite plus de temps ? Prévoyez dans ce cas une autre réunion pour y discuter de ce point en détail. - Stimulez la créativité et la pensée orientée solution
Lors d’une réunion, prévoyez une séance de brainstorming (que vous inscrivez également à l’ordre du jour, bien entendu).
Il existe toutes sortes de techniques de brainstorming : mindmapping, méthode « 6-3-5 », etc. Stimuleer creativiteit en probleemoplossend denken - Consignez les points d’action et assurez-en le suivi
Il est utile de conserver des notes de la réunion productive, en particulier sur les décisions et les points d’action. Après la réunion, partagez-les avec tous les participants, afin que chacun sache ce qu’il ou elle doit faire. Par la suite, surveillez activement les progrès réalisés dans la mise en œuvre effective des points d’action.
- Évaluez et améliorez
Après chaque réunion, il est judicieux de recueillir des feed-backs. Qu’est-ce qui s’est bien passé ? Qu’est-ce qui peut être amélioré ? Utilisez ces informations pour améliorer les futures réunions et accroître leur efficacité. Évaluer et ajuster continuellement vos réunions ne fera qu’en augmenter la qualité. À vous d’essayer !
