Een check-in bij een vergadering: doe jij het al?
Een goede check-in kan het verschil maken tussen een productieve bijeenkomst of een totale verspilling van tijd. Maar … wat is een check-in bij een vergadering? Hoe pak je dat aan? Ready for check-in? Let’s go!
‘Hoe gaat het met je?’ of ‘Wat heb je deze ochtend al gedaan?’ of ‘Hoe kijk je terug op de vorige meeting?’. Het zijn drie heel simpele vragen. Als je een van deze vragen stelt bij de start van een vergadering – en je laat elk teamlid aan het woord, gaat er misschien wel een techniek of ritueel achter schuil.
Hoe dan? Wel, deze op het eerste gezicht gewone vragen zijn ‘check-ins’. Dat is een eenvoudige, krachtige methode om de vergadering te laten starten. Iedereen checkt in, is in het hier en nu, en maakt verbinding met elkaar. Er is tijdens een check-in de ruimte om heel open te zijn. Alle deelnemers laten even, los van de onderwerpen van de vergadering, in hun ziel kijken. Bovendien komt iedereen al kort even aan het woord, waardoor het ijs gebroken is. Op het antwoord van een check-in hoef je ook niet te antwoorden. Het sleutelwoord is hier vooral om te luisteren*.
* Een check-in? Dat is geen gesprek. Je stelt een vraag, luistert aandachtig naar het antwoord en gaat dan verder naar het volgende teamlid die je dezelfde vraag stelt. Wil iemand van je collega’s dieper op een topic ingaan? Dan plan je daar een aparte vergadering voor in.
Een check-in bevordert de teamcultuur
Stel een vraag en laat je teamlid of collega kort antwoorden. Een hele ‘check-in’-sessie duurt vaak niet langer dan een vijftal minuten. Wist je dat wanneer je een vergadering, workshop of overleg start met een check-in, dit een enorme impact heeft op het gevoel van veiligheid? Het onderlinge vertrouwen groeit, waardoor ideeën vrijer worden gedeeld. Zo worden de besluiten rijker en het draagvlak groter. Bovendien helpt het om eventuele afleidingen los te laten, bevordert het de focus en creëert het een gevoel van betrokkenheid en verbondenheid onder collega’s.
Bovendien kunnen deelnemers ook eventuele zorgen, verwachtingen of suggesties delen waardoor er een meer open en inclusieve vergadercultuur ontstaat. Dit kan de communicatie verbeteren, de samenwerking bevorderen en uiteindelijk leiden tot betere besluitvorming. Check-ins, waarom had je daar nog niet eerder aan gedacht?
Zijn er ook valkuilen bij een check-in?
Hoewel een check-in waardevol kan zijn, is het belangrijk om niet te overdrijven. Te veel tijd besteden aan een check-in kan ten koste gaan van de daadwerkelijke vergadering. Het kan de productiviteit verminderen. Bovendien kan een te gedetailleerde check-in leiden tot oppervlakkige gesprekken en afleiden van de hoofddoelen van de vergadering.
Dus, een check-in: zinvol of niet?
Een goede check-in bij een vergadering kan een zeer waardevol instrument zijn voor het verbeteren van de vergaderervaring en het bevorderen van een positieve teamcultuur. Als je de juiste balans vindt tussen openheid, efficiëntie en focus, kan je het meeste halen uit je vergaderingen en je bedrijfsdoelen effectiever bereiken.
De ‘check-in’-methode eens proberen?
Ontdek creatieve manieren om meetings te starten.
